Il conferimento del pieno valore giuridico al documento informatico ha determinato un progressivo aumento della gestione documentale informatizzata nelle strutture sanitarie pubbliche e private, e la sostituzione dei tradizionali supporti cartacei della documentazione in favore di questo. Ogni impresa, di qualunque settore, dovrebbe iniziare a gestire digitalmente documenti e processi per poter ottimizzare i numerosissimi flussi, trasversali a diversi reparti aziendali, che coinvolgono la creazione, condivisione e consultazione dei documenti.

La trasformazione digitale dei documenti rappresenta quindi un grande passo in avanti, tutto sta nel saper come fare. “Digital Innovation può aiutarti in questo. Siamo un’azienda che opera ormai da anni nel settore dell’Office Automation, Information Technology e Digital Solution, un System Integrator: consulente di business e fornitore. Possiamo offrire la soluzione completa, dall’hardware al software, alle strutture sanitarie che vogliono calarsi perfettamente nella realtà del nostro tempo, diventando paperless, efficienti, veloci, in una parola: digitali. Siamo Xerox Authorised Document Technology Partner e Adiuto Partner. Adiuto è una società specializzata nella gestione documentale, con oltre 20 anni di esperienza in soluzioni di digitalizzazione e semplificazione dei processi complessi”, dice Paolo Campi, amministratore di Digital Innovation.

Ma quali sono i vantaggi della digitalizzazione dei documenti?

Maggiore Efficienza
I software di gestione documentale permettono ad ogni reparto aziendale (amministrazione, risorse umane, ufficio tecnico, acquisti, qualità, produzione) di velocizzare i processi di creazione, condivisione, archiviazione, ricerca e consultazione dei documenti, riducendo al minimo l'impegno necessario per portare a termine le attività ed assicurando la massima precisione. I documenti posso diventare fruibili ovunque e in ogni momento.

Riduzione dei costi, Redditività e crescita
Le aziende paperless, vedono ridursi notevolmente costi, tempi di esecuzione delle operazioni, rischi di errore o di smarrimento dei documenti e durata dei periodi di formazione, oltre ad avere migliori performance. L’efficienza generata da un ufficio paperless può essere massimizzata se combinata con altri strumenti, come quelli per la gestione dei flussi di lavoro (workflow management).

Sicurezza e controllo delle attività
La digitalizzazione della gestione documentale è il modo più sicuro per archiviare, gestire e condividere documenti ed informazioni riservati o sensibili. Lo scambio e la gestione manuale della documentazione, porta ad un alto rischio di smarrimento dei documenti, oltre alla possibilità che finiscano nelle mani di persone non autorizzate a prendere visione di determinate informazioni. Da maggio 2018, con l'avvento del GDPR, il tema della sicurezza e riservatezza delle informazioni contenute nei documenti è diventato ancora più sentito: un motivo in più per iniziare a gestire i documenti in modo centralizzato e controllato, sfruttando le possibilità fornite dai software documentali di personalizzare i livelli di autorizzazione ed accesso alle varie tipologie di documenti e di tenere traccia delle azioni compiute da ogni utente.

Velocità nella reperibilità dei dati
I software di gestione documentale permettono, infine, di accedere più velocemente ed in modo maggiormente accurato alle informazioni, grazie alle funzionalità integrate di ricerca e di classificazione dei documenti. La possibilità di identificare e localizzare in modo rapido e preciso le informazioni di cui si ha bisogno, tramite sistemi interoperabili, non solo fa aumentare la produttività ma anche la qualità percepita dai clienti, che riceveranno risposte precise in tempi brevi e saranno maggiormente soddisfatti del servizio.

Per far sì che la tua struttura possa avere tutti i vantaggi sopra descritti, Digital Innovation propone il DMS di Adiuto, modulo di gestione documentale che valorizza i contenuti, abilita i processi, ne semplifica il passaggio e permette all'utente di evolvere il proprio sistema di lavoro senza alcuno sforzo. Adiuto integra concetti di sicurezza informatica e conformità a norme altamente restrittive dal GDPR al GMP fino alle norme del mondo Life Sciences & Pharma. Si integra in qualsiasi realtà, interagisce con i sistemi informativi esistenti, dialoga con i database già utilizzati in azienda, divenendo così il fulcro di tutti i processi documentali. Adiuto inoltre consente una reale integrazione con sistemi software di qualsiasi tipo, non è mai stato così semplice scambiare dati e documenti con ERP o CMR o altre applicazioni aziendali. L’utente utilizza i normali strumenti per interagire con i sistemi, per inserire o per condividere informazioni, il DMS si adatta alle logiche dell’utente.

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